Como organizar contas a pagar da loja virtual (passo a passo)

Boleto do fornecedor, guia do imposto, fatura do cartão com a compra de estoque, contador, internet. Quem vende no Mercado Livre e na Shopee recebe cobrança de todo lado, e parte dos custos nem chega como boleto: o marketplace desconta direto do repasse. Saber como organizar contas a pagar na loja virtual é o que evita juros por atraso e a surpresa de fechar o mês sem dinheiro no caixa.

Ao fim deste guia, você vai saber o que entra (e o que não entra) no contas a pagar de quem vende em marketplace, como lançar contas fixas, parceladas e compras de estoque no cartão, como cada despesa chega à DRE e como montar lembretes para não perder nenhum vencimento.

O que é contas a pagar numa loja de marketplace

Contas a pagar são os compromissos da loja que já têm valor e data de vencimento: a parcela do fornecedor, o aluguel do depósito, a guia do imposto, a mensalidade do contador. O controle de contas a pagar é a rotina de anotar esses compromissos, pagar no prazo e marcar o que já foi quitado.

Vale separar dois termos que costumam se misturar. Despesa é o que a loja consome para funcionar: embalagem, contador, anúncio, internet. Conta a pagar é o compromisso com valor e data que nasce de uma despesa ou de uma compra. Uma compra de estoque em seis vezes é uma compra só, mas vira seis contas a pagar.

E a diferença entre contas a pagar e a receber? Contas a receber é o lado oposto: o dinheiro que ainda vai entrar, como os repasses do Mercado Livre e da Shopee. As duas listas juntas, organizadas por data, formam o fluxo de caixa.

O que o marketplace desconta sozinho e o que vira boleto

Quem vende online tem dois tipos de saída de dinheiro. Uma parte o marketplace costuma descontar antes de repassar o valor da venda, como a comissão e a tarifa de venda. A outra chega como cobrança que você mesmo precisa pagar: fornecedor, imposto, aluguel, assinaturas. Só a segunda vira conta a pagar.

A regra prática: o que sai do repasse você confere no extrato do marketplace; o que vira cobrança você lança e agenda. A forma de cobrança muda conforme o marketplace e o tipo de conta, então confira a sua na Central de Vendedores do Mercado Livre e na Central do Vendedor Shopee. Para entender o desconto de cada venda, veja quanto o Mercado Livre cobra por venda e as taxas da Shopee.

Como organizar contas a pagar da loja virtual em 6 passos

O caminho é separar o dinheiro da loja, listar todas as contas, lançar cada uma assim que surgir, pagar num dia fixo, dar baixa conferindo o extrato e guardar uma reserva. Os passos valem para quem usa planilha ou sistema.

1. Separe o dinheiro da loja do seu

Tenha uma conta bancária só da loja, mesmo vendendo como pessoa física ou MEI. Defina uma retirada mensal fixa para você e pare de pagar conta de casa com o dinheiro da loja (e vice-versa). Sem essa separação, nenhum controle fecha: você nunca sabe se o saldo é lucro ou é o dinheiro do fornecedor.

2. Liste todas as contas

Puxe os extratos dos últimos meses, a fatura do cartão e os e-mails de cobrança. Anote tudo: fornecedores, imposto, contador, aluguel, sistemas, aplicativos, impressora, internet. As assinaturas pequenas são as que mais escapam.

3. Lance a conta no dia em que ela surgir

Chegou o boleto ou fechou a compra, lance na hora, não na véspera do vencimento. Registre o fornecedor, o valor, o vencimento, a forma de pagamento e uma categoria (aluguel, imposto, mercadoria). A categoria é o que depois mostra para onde o dinheiro está indo.

4. Ordene por vencimento e escolha um dia para pagar

Organize a lista pela data de vencimento e escolha um dia fixo da semana para pagar tudo o que vence até a semana seguinte. Pagar em lote, num dia só, toma menos tempo que resolver conta por conta. Quando o caixa estiver curto, priorize as mais urgentes: imposto e o fornecedor de quem depende a próxima reposição.

5. Dê baixa e confira com o extrato

Pagou, marque como pago e guarde o comprovante junto do lançamento. Uma vez por semana, confira a lista com o extrato do banco: conta marcada como paga que não saiu do banco (ou o contrário) aparece nessa hora, e não no fechamento do mês.

6. Guarde uma reserva para imprevistos

Um mês de vendas fraco, uma leva de devoluções ou um conserto inesperado não podem virar empréstimo para pagar as contas do mês. Separe uma parte do lucro todo mês numa reserva da loja, fora da conta do dia a dia.

Como lançar despesas fixas, parceladas e compras de estoque no cartão

Toda conta da loja cabe num destes três tipos, e cada um pede um jeito de lançar:

• Conta fixa: se repete todo mês, sem data para acabar. Aluguel, contador, internet, sistemas. Lance uma vez como recorrente e deixe a conta aparecer nos meses seguintes.
• Parcelada: uma compra dividida, como estoque no cartão ou uma máquina nova. Lance a compra inteira com o número de parcelas, cada uma no vencimento da fatura, e identifique a parcela (3/6).
• Avulsa: aparece uma vez. Um conserto, uma compra pontual, a guia do imposto do mês (o valor muda com o faturamento).

As despesas fixas e variáveis da loja também se separam pelo comportamento. A fixa chega venda você muito ou pouco. A variável cresce com as vendas: comissão, frete, embalagem. Para quem vende em marketplace, boa parte das variáveis já sai do repasse, e a maioria dos boletos é de despesa fixa ou de compra de mercadoria.

Veja um mês de exemplo. Os valores abaixo são ilustrativos:

Repare em duas coisas. As contas fixas somam R$ 1.900,00 (1.200 + 450 + 250) e chegam todo mês antes da primeira venda: é o mínimo que a loja precisa gerar de margem para não ter prejuízo. E a parcela do estoque é saída de caixa, mas o custo daquelas mercadorias só pesa no lucro quando elas forem vendidas. Quando a fatura chegar, confira se a parcela lançada bate com a cobrada.

Contas a pagar, fluxo de caixa e DRE: qual a diferença

Os três usam as mesmas despesas, mas respondem perguntas diferentes:

A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é o relatório que parte do faturamento, tira deduções, custos e despesas e chega ao lucro líquido. Nela, o aluguel de outubro que vence em novembro pesa no resultado de outubro, mesmo saindo do caixa em novembro. Por isso a mesma despesa pode aparecer em meses diferentes no fluxo de caixa e na DRE. O passo a passo para montar a sua está em DRE no Mercado Livre: como montar o demonstrativo.

No fluxo de caixa para loja virtual, o ponto sensível é o descompasso: o repasse do marketplace entra algum tempo depois da venda, e as contas vencem em datas fixas. Cruzar a lista de contas a pagar com a previsão de repasses mostra com antecedência a semana em que vai faltar dinheiro.

Lembrete de vencimento: como não esquecer as contas da empresa

O lembrete que funciona avisa três vezes: alguns dias antes (para dar tempo de separar o dinheiro), no dia do vencimento e no dia seguinte, se a conta ficou em aberto. Alarme solto no celular costuma falhar porque não acompanha conta nova nem conta que mudou de valor. O aviso precisa sair da própria lista de contas.

Outra saída é agendar o pagamento no banco assim que o boleto chega. Só marque no seu controle que a conta está agendada, para não pagar duas vezes e para saber o que ainda depende de você.

Planilha de contas a pagar ou sistema?

Uma planilha de contas a pagar resolve no começo. Use colunas para fornecedor, categoria, valor, vencimento, forma de pagamento, situação (em aberto, paga) e link do comprovante. Filtre por vencimento toda semana, no seu dia de pagar.

Os limites aparecem rápido: a planilha não avisa nada, conta fixa precisa ser copiada mês a mês, e ela não conversa com as vendas, então o lucro do mês fica numa conta à parte. Vale trocar por um sistema quando você já esqueceu algum vencimento, quando mais de uma pessoa paga contas ou quando quer ver as despesas e as vendas no mesmo resultado. Um sistema que importa a planilha poupa o trabalho de recomeçar do zero.

Erros comuns no controle de contas a pagar

• Pagar em cima da hora ou com atraso: juros e multa comem a margem de vendas inteiras.
• Misturar contas pessoais e da loja: o saldo deixa de dizer alguma coisa.
• Não conferir com o extrato: conta paga duas vezes ou esquecida só aparece no fim do mês.
• Lançar o que o marketplace já descontou: a comissão entra duas vezes e o lucro parece menor.
• Esquecer as contas fixas pequenas: somadas, assinaturas e aplicativos viram uma despesa de peso.
• Pagar sem guardar o comprovante: na hora de contestar uma cobrança, você não tem prova.

Como a Beergam organiza o contas a pagar

Na Beergam, as contas ficam em Minha Empresa → Contas a Pagar, com vencimento, pagamento e comprovante num lugar só. Você lança despesa avulsa, parcelada (aparece como 3/6) ou conta fixa sem fim, que já aparece nos meses seguintes antes mesmo de existir. Cada lançamento tem recebedor, categoria, centro de custo, conta bancária e forma de pagamento (Pix, boleto, TED, cartão).

Os cards do período mostram vencidos, vencem hoje, a vencer, pagos e o total, e clicar num card filtra a lista. A lista marca o pagamento agendado no banco, a conta fixa projetada e a conta paga sem comprovante. No seu dia de pagar, as ações em lote resolvem várias despesas de uma vez. Ao editar uma conta fixa, você escolhe se muda só aquele mês ou dali em diante. E quem vem da planilha pode importar as despesas de um arquivo .xlsx.

A visão anual mostra o ano mês a mês, com o previsto, o pago, o em aberto e o vencido, agrupado por vigência (o mês a que a despesa se refere) ou por vencimento. É a mesma diferença entre DRE e caixa, numa tela só.

Ligado à DRE

A categoria de cada despesa está ligada a uma linha da DRE, em Financeiro. A despesa lançada cai no resultado do mês e no custo operacional do painel inicial. Do outro lado, o que o marketplace desconta (tarifa, frete, devolução) e o imposto já entram no lucro de cada venda. Os dois caminhos se encontram na DRE, que vai da receita bruta até o lucro líquido.

Avisos de vencimento

Todo dia de manhã, a Beergam avisa o dono da conta quando uma conta vence em 2 dias, quando vence hoje e, se ficou sem pagar, no dia seguinte. Contas do mesmo dia chegam num aviso só, com o total e o nome delas, e as contas fixas projetadas também entram. Conta com pagamento agendado no banco só gera aviso se passar do vencimento em aberto. O aviso chega como notificação no celular e na caixa de notificações do site, e cada um dos três pode ser desligado.

No celular

O app Beergam para Android, em lançamento (a versão para iPhone está chegando), mostra na aba Financeiro as contas do mês: o total em aberto, as vencidas, as que vencem hoje, as a vencer e as pagas. Lançar e editar despesas continua no site.

Com as contas lançadas no dia em que surgem, pagas num dia fixo e conferidas com o extrato, o fechamento do mês deixa de ser caça ao boleto. Sobra tempo para olhar o que importa: quanto a loja lucrou depois de pagar tudo.

Perguntas frequentes sobre contas a pagar da loja virtual

As taxas do Mercado Livre e da Shopee entram no contas a pagar?

Em geral, não: comissão e tarifa de venda costumam sair do repasse, sem boleto. Elas entram no lucro de cada venda e na DRE. Confira na sua conta se algum custo, como anúncios ou tarifas do Full, é cobrado à parte.

Quem vende como MEI ou pessoa física precisa separar as contas?

Precisa. Abra uma conta bancária só para a loja e faça uma retirada mensal fixa para você. Assim a conta de casa não sai do caixa da loja e o lucro fica visível.

Qual o melhor dia para pagar as contas da loja?

Um dia fixo por semana, sempre o mesmo, cobrindo o que vence até a semana seguinte. O dia exato importa menos que a constância. Prefira um dia logo depois de entrar repasse.

Devolução entra no contas a pagar?

Normalmente não vira boleto: o custo aparece no repasse, no frete de volta e no produto perdido. Acompanhe no controle de devoluções e no resultado do mês.

Como controlar despesas de uma empresa pequena com pouco tempo?

Lance cada conta assim que ela chega, deixe as contas fixas recorrentes e pague tudo num dia só da semana. Com avisos de vencimento, você só abre o controle quando algo pede atenção.

Fontes

• Blog Simplifique (Contmatic): contas a pagar, como organizar e controlar: diferença entre despesa e conta a pagar; erros comuns (pagar em cima da hora, misturar contas pessoais, não conferir com o extrato).
• Blog Venda Simples: contas a pagar e a receber: lançar a conta quando ela surge, ordenar por vencimento, ter um dia fixo de pagamento e marcar o que foi pago; retirada mensal fixa do dono.
• Blog iSET: como organizar contas a pagar no negócio online: planilha ou sistema, pagar em dia, evitar empréstimos, separar contas pessoais e manter reserva de emergência.
• Blog Zoop: contas a pagar: listar as contas, ordenar por vencimento, priorizar as urgentes, usar ferramenta de controle e ter fundo de emergência.